Qeydiyyat, Qiymətləndirmə və Monitorinq şöbəsi Tədris hissəsinin tərkibində fəaliyyət göstərir. Şöbə verilən səlahiyyətlər çərçivəsində tələbələrin qəbulu və onların müraciətlərinə baxılması sahələrində işlərin təşkili və tənzimləməsi, tələbə və məzunların, magistrantların, əcnəbi tələbələrin şəxsi məlumatlarının sistemə daxil edilməsini təmin edir, imtiyazlı tələbələrin (valideyn himayəsindən məhrum olunmuş uşaqların və 23 yaşınadək olan şəxslərin, I və II dərəcə əlilliyi olan şəxslərin və sağlamlıq imkanları məhdud uşaqların, müharibə iştirakçısı olan vətəndaşların və şəhid ailələrinin, məcburi köçkün statuslu tələbələrin) hesabatlarını hazırlayır.
Şöbə öz fəaliyyətində Azərbaycan Respublikasının Konstitusiyasını, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2010-cu il 23 fevral tarixli 225 nömrəli fərmanı ilə təsdiq edilmiş əsasnaməni, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin fərman və sərəncamlarını, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin qərar və sərəncamlarını və digər qanunvericilik aktlarını, Azərbaycan Respublikası Təhsil nazirinin əmr və sərəncamlarını, Nazirliyin Kollegiya qərarlarını, Azərbaycan Respublikası Dövlət İmtahan Mərkəzinin təlimatlarını, Azərbaycan Respublikası Qaçqınların və Məcburi Köçkünlərin işləri Üzrə Dövlət Komitəsinin təsdiq və qərarlarını, Azərbaycan Texniki Universitetinin Elmi Şurasının qərarlarını və Azərbaycan Texniki Universitetinin Nizamnaməsini rəhbər tutur.
Şöbənin fəaliyyət istiqamətləri
1. Şöbə öz vəzifələrini yerinə yetirərkən universitetin digər struktur bölmələri ilə (fakültələr, kadrlar şöbəsi, mühasibatlıq, ümumi şöbə, tədrisin tərkibindəki digər şöbələrlə və s.) qarşılıqlı əlaqədə fəaliyyət göstərir.
2. Şöbəyə Tələbə-Məzun sistemi elektron məlumat bazası daxildir.
3. Tələbə-Məzun sisteminə aşağıdakı dövlət orqanları müəyyən edilmiş qaydada qoşula bilər, lakin məlumatları dəyişdirə bilməz:
3.1. Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Administrasiyası;
3.2. Azərbaycan Respublikası Milli Məclisinin Aparatı;
3.3. Azərbaycan Respublikasının Nazirlər Kabineti;
3.4. Azərbaycan Respublikasının Prokurorluğu;
3.5. Azərbaycan Respublikasının Müdafiə Nazirliyi;
3.6. Azərbaycan Respublikasının Dövlət Təhlükəsizliyi Xidməti;
3.7. Azərbaycan Respublikasının Xarici Kəşfiyyat Xidməti;
3.8. Azərbaycan Respublikasının Daxili İşlər Nazirliyi;
3.9. Azərbaycan Respublikasının Ədliyyə Nazirliyi;
3.10. Azərbaycan Respublikasının Təhsil Nazirliyi;
3.11. Azərbaycan Respublikasının Maliyyə Nazirliyi;
3.12. Azərbaycan Respublikasının İqtisadiyyat Nazirliyi;
3.13. Azərbaycan Respublikasının Səhiyyə Nazirliyi;
3.14. Azərbaycan Respublikasının Əmək və Əhalinin Sosial Müdafiəsi Nazirliyi;
3.15. Azərbaycan Respublikasının Dövlət Statistika Komitəsi;
3.16. Azərbaycan Respublikasının Səfərbərlik və Hərbi Xidmətə Çağırış üzrə Dövlət Xidməti.
4. Akademik borcun ödənilməsi və təhsil haqqının ödənilməsi ilə tələbələrin ərizələrinin qəbulu və onların müraciətlərinə baxılması sahələrində işlərin təşkilinin və təkmilləşdirilməsinin həyata keçirilməsi;
5. Sistemli təhlillər apararaq zəruri təkliflərin hazırlanması;
6. Qanunvericiliklə müəyyən edilmiş digər istiqamətlərdə fəaliyyət göstərir.
7.Azərbaycan Respublikası Dövlət Statistika Komitəsinin təlimatlarını, statististik hesabatların cədvəlini hazırlayır.
Şöbənin vəzifələri
Şöbə müəyyən edilmiş fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq aşağıdakı vəzifələri yerinə yetirir:
1.Şöbənin mərkəzi serverə tələbələr və magistrantlar haqqında daxil etdiyi məlumatlar:
1.1. soyad, ad və ata adında ola biləcək dəyişikliklər;
1.2. akademik müvəffəqiyyət haqqında məlumat;
1.3. ixtisas dəyişmələri;
1.4. təhsildə fasilələr;
1.5. tələbələr sırasından xaric edilmələr;
1.6. tələbələr sırasına bərpalar;
1.7. təkrar ali təhsil və ya orta ixtisas təhsili alan şəxslər haqqında məlumatlar;
1.8. bir təhsil müəssisəsindən digərinə köçürmələr, o cümlədən təhsil müəssisəsinə xarici ölkədən köçürülmüş tələbələr haqqında məlumatlar;
1.9. təhsil müəssisəsinə qəbul edilmiş əcnəbilər haqqında məlumatlar;
1.10. diplomların hazırlanması və verilməsi.
2. Azərbaycan Respublikası Qaçqınların və Məcburi Köçkünlərin işləri Üzrə Dövlət Komitəsinə məcburi köçkün statuslu tələbələrin səxsi işlərinin düzgünlüyünü təsdiq etmək üçün sorğu siyahısının göndərilməsi;
3. Azərbaycan Respublikası Maliyyə Nazirliyinə imtiyazlı və dövlət sifarişli təhsil alan tələbələrin hesabatlarının göndərilməsi;
4. Hər yeni tədris ilinin əvvəlində tələbələrin şəxsi işlərinin qəbulu;
5. Məzunların şəxsi işlərinin bağlanılması və Universitetin Arxivinə təhvil verilməsi;
6. Tələbələrin hərəkətləri ilə bağlı olan Universitet üzrə bütün daxili əmrlərin verilməsi (xaric olunma; Akademik məzuniyyət; bərpa əmrləri; köçürülmə əmrləri);
7. Təhsil Nazirliyindən və digər müəssisələrdan Universitetə daxil olan tələbə kontingenti ilə bağlı məktubları cavablandırması;
8. Universitet üzrə verilmiş bütün keçid və buraxılış əmrlərinin yoxlanılması və işlənməsi.
9. Azərbaycan Respublikası Dövlət Statistika Komitəsinin saytına hesabatların online yerləşdirilməsi;
10. Azərbaycan Respublikası Təhsil Nazirliyinin Statistika və təhlil sektoruna hesabatların göndərilməsi;
11. Universitetin Elmi Şurasının qərarı ilə təqaüd əmrlərinin verilməsi, cədvəlin hazırlanması;
12. Təhsil Nazirliyindən və digər müəssisələrdan Universitetə daxil olan tələbə kontingenti ilə bağlı məktubları cavablandırması;
Şöbənin hüquqları
Şöbənin vəzifələrini yerinə yetirmək üçün aşağıdakı hüquqları vardır:
1. müəssisələr tərəfindən universitetə ünvanlanmış və icrası şöbəyə həvalə edilmiş müraciətlərə baxmaq, məktubları cavablandırmaq, hesabatları təqdim etmək;
2. Əsasnamə ilə müəyyən edilmiş vəzifələrini yerinə yetirərkən səlahiyyətləri daxilində digər şöbələrdən və fakültələrdən müvafiq məlumatlar (sənədlər) almaq, sorğular ünvanlamaq.
